民國九十年年報
行政院大陸委員會
大陸工作業務成果
七、秘書業務
(一)依循施政計畫方針，辦理議事及業務管制
- 擬訂本會91年度施政方針及施政計畫，以穩健務實推動大陸政策、促進兩岸交流與協商、強化兩岸交流管理機制為施政目標與工作重點。
- 辦理90年度工作考成及計畫執行進度考核獎懲作業，追蹤由院列管計畫一案，自行列管計畫四案，並按季彙報各處室年度施政計畫及重要工作項目執行進度，落實各項業務之推動。
- 定期召開本會委員會議、諮詢委員會議、主管會報及行政管理會報，並追蹤列管有關會議決議及裁示事項之執行。
- 撰擬院長及主任委員向立法院所提施政報告有關大陸工作部分，安排監委蒞會巡察事宜，並彙整巡察委員之提示事項辦理情形函復監察院秘書處。
- 使用「立法委員質詢答復系統」，協助辦理本會應擬答之資料及相關作業。
- 依據「行政院所屬機關推動六減運動實施原則」，積極規劃推動。
- 依據行政程序法，彙整本會資訊公開目錄及每季編輯發行本會公報，並上網提供查閱。
(二)依法辦理各項行政事務，並加強支援服務
- 恪遵政府採購法相關規定辦理採購事宜，並撙節開支；配合本會各項業務推展，強化行政支援。
- 配合行政革新、便民服務及環保政策，簡化事務作業，採購環保標章產品及試辦「小額採購卡及加油卡」等。
- 定期清查本會財產及非消耗品，並建立個人財產保管帳目，做好財產管理。
- 依據勞基法成立本會勞工退休準備金監督委員會，按月提撥勞工退休準備金。
(三)配合電子化政府政策，加強公文書管理與處理效率
- 有效整合公文管理、製作及公文電子交換作業，提升文書處理效能及傳遞效率，並達到文書減量、撙節郵資支出及簡化收發文作業等效益，獲行政院頒發甲等獎。
- 辦理本會與相關機關及駐外單位間之電務及郵袋作業。
(四)因應未來發展，維護及更新本會資訊應用系統
- 汰換本會網路通訊設備及老舊電腦，改善網路連線速度、品質以及辦公室自動化設備。
- 配合業務需要，協助開發「報刊資料及專題論著檢索系統新增功能」及「兩岸文教交流活動資料庫系統新增功能」等系統。
- 強化本會網站網頁及資料內容，並購置備份主機與備份系統，以維資訊安全。
(五)配合相關法令之實施，精進檔案管理
- 因應「檔案法」等相關法規施行，積極配合執行並逐步調整本會檔案管理各項作業。
- 編撰手冊，以傳承經驗並奠定檔案管理流程制度化之基礎。
- 擴充「光碟檔案管理系統」並添購掃描機，以加速檔案掃描及清理，活用庫房儲存空間。