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大陸委員會

2001年

秘書業務

民國九十年年報
行政院大陸委員會

大陸工作業務成果

七、秘書業務

(一)依循施政計畫方針,辦理議事及業務管制

  • 擬訂本會91年度施政方針及施政計畫,以穩健務實推動大陸政策、促進兩岸交流與協商、強化兩岸交流管理機制為施政目標與工作重點。
  • 辦理90年度工作考成及計畫執行進度考核獎懲作業,追蹤由院列管計畫一案,自行列管計畫四案,並按季彙報各處室年度施政計畫及重要工作項目執行進度,落實各項業務之推動。
  • 定期召開本會委員會議、諮詢委員會議、主管會報及行政管理會報,並追蹤列管有關會議決議及裁示事項之執行。
  • 撰擬院長及主任委員向立法院所提施政報告有關大陸工作部分,安排監委蒞會巡察事宜,並彙整巡察委員之提示事項辦理情形函復監察院秘書處。
  • 使用「立法委員質詢答復系統」,協助辦理本會應擬答之資料及相關作業。
  • 依據「行政院所屬機關推動六減運動實施原則」,積極規劃推動。
  • 依據行政程序法,彙整本會資訊公開目錄及每季編輯發行本會公報,並上網提供查閱。

(二)依法辦理各項行政事務,並加強支援服務

  • 恪遵政府採購法相關規定辦理採購事宜,並撙節開支;配合本會各項業務推展,強化行政支援。
  • 配合行政革新、便民服務及環保政策,簡化事務作業,採購環保標章產品及試辦「小額採購卡及加油卡」等。
  • 定期清查本會財產及非消耗品,並建立個人財產保管帳目,做好財產管理。
  • 依據勞基法成立本會勞工退休準備金監督委員會,按月提撥勞工退休準備金。

(三)配合電子化政府政策,加強公文書管理與處理效率

  • 有效整合公文管理、製作及公文電子交換作業,提升文書處理效能及傳遞效率,並達到文書減量、撙節郵資支出及簡化收發文作業等效益,獲行政院頒發甲等獎。
  • 辦理本會與相關機關及駐外單位間之電務及郵袋作業。

(四)因應未來發展,維護及更新本會資訊應用系統

  • 汰換本會網路通訊設備及老舊電腦,改善網路連線速度、品質以及辦公室自動化設備。
  • 配合業務需要,協助開發「報刊資料及專題論著檢索系統新增功能」及「兩岸文教交流活動資料庫系統新增功能」等系統。
  • 強化本會網站網頁及資料內容,並購置備份主機與備份系統,以維資訊安全。

(五)配合相關法令之實施,精進檔案管理

  • 因應「檔案法」等相關法規施行,積極配合執行並逐步調整本會檔案管理各項作業。
  • 編撰手冊,以傳承經驗並奠定檔案管理流程制度化之基礎。
  • 擴充「光碟檔案管理系統」並添購掃描機,以加速檔案掃描及清理,活用庫房儲存空間。