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大陸委員會

1999年

秘書業務

貳、大陸工作業務成果

七、 秘書業務

(一) 依循施政計畫,辦理議事及業務管制

擬訂本會九十年度施政方針及八十八年下半年暨八十九年度施政計畫,以穩健務實推動大陸政策、促進兩岸交流與協商、建立兩岸交流秩序機制及提昇交流品質為本會施政目標與工作重點。

召開委員會議十二次、諮詢委員會議十一次,主管會報五十一次,行政管理會報二次,並追蹤列管有關會議決議及主席提示事項之執行情形。

撰擬 院長及主任委員向立法院第四屆第一、二會期所提施政報告有關大陸工作部分;規劃安排監察委員蒞會巡查事宜,並彙復巡察委員之提示事項辦理情形。

配合行政院建置「立法委員質詢答復系統」,辦理機關憑證申請、連線測試、教育訓練、相關作業流程之規劃,並確實掌握時限,經列為績效優良之機關。

辦理八十八年度工作考成及計畫執行進度考核獎懲作業,追蹤管制由院列管計畫一案,自行列管計畫六案,並按季彙報各處室年度施政計畫及重要工作項目執行進度,落實各項業務管制。

編輯發行「行政院大陸委員會公報」共四期。

(二) 簡化事務作業流程,提昇行政支援與服務效率

配合政府採購法之實施,辦理同仁講習。

就經常性事務之採購,如便當、點心、花籃或文具等,研擬年度共通性合約並與多家廠商簽約辦理,簡化作業流程。

協助辦理大陸工作研討會、大陸事務人員文教交流研討會、中央機關員工趣味運動會、同仁會外研習活動、同仁眷屬聯誼餐會及音樂會欣賞、週五聯誼茶會及海陸兩會與國內媒體冬令文化之旅等行政支援事項。

更新財產管理系統及物品(消耗品)管理系統,並定期辦理財產及(非)消耗品等盤點工作,以加強財產管理之功能。

因應業務推展需要,裝修本會部分辦公處所,添購相關機具設備及空調。

配合推動「辦公室做環保」及節約能源措施,宣導同仁辦理資源回收及垃圾減量等事項;並加強辦公室安全及維護,定期辦理消防安全檢查及講習。

(三) 配合「電子化公文」政策,加強公文書管理及效率:

配合「電子化公文」政策及相關作業規定,委外建置「公文書資訊系統」,整合公文書管理與公文書製作及傳輸作業。

配合各處室業務修訂檔案分類表;定期辦理檔案歸檔稽催,精進檔案管理,並運用光碟影像掃瞄作業。

蒐整本會推動大陸政策政績及重要活動紀錄及資料保存。

賡續辦理本會與香港事務局之郵袋及與各相關機關間之轉電作業。

(四) 因應未來資訊發展,檢視及更新軟硬體資訊系統

賡續辦理「公元兩千年資訊年序危機」案,除汰換老舊電腦硬體設備外,並積極推動各項年序危機因應措施,共計完成三十一項系統之檢視修改及更新,完成任務。

加強本會網站安全及充實更新資料內容,並提昇本會固接專線傳輸速率至T1,以有效運用網際網路加強政策宣導。

開發相關資料庫,配合業務需要及發展。

(五) 增進同仁工作接觸、意見溝通及情感交流

由各處室輪流編輯本會「會心月刊」,活絡組織文化;佈置「會心生活園地」看板及舉辦每週聯誼茶會,促進本會同仁情感交流及意見溝通。